Mittwoch, 19. Februar 2014

Management Basics: Kommunikationsplan



Grundlegende Fragen:

  • Identifikation der Kommunikationsbedürfnisse der Stakeholder: wer braucht wann was?
  • Aufstellen eines Stakeholderverzeichnisses: wieviele Personen sind involviert?
  • Prüfung der verfügbaren Kommunikationstechnologie und der Umgebung, in der die Projektmitarbeiter untergebracht sind: sind diese vorhandenen Mittel geeignet
  • Definition der Informationsverteilung in Abhängigkeit von der Information
  • Entwicklung einer RACI Matrix (Responsible – Durchführungsverantwortung, Accountable – Kostenverantwortung,  Consulted – Fachverantwortung, Informed – Informationsrecht)

Kommunikationskanäle:

Die Anzahl der Kommunikationskanäle und –bedürfnisse beeinflusst die Kommunikationsstruktur.

Anzahl der Personen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Anzahl der Kommunikationskanäle

 0  1  3  6 10 15 21 28 36 45

Anzahl der Kommunikationskanäle = n x (n-1)/2

n= Anzahl der Personen

Die Anzahl der Kommunikationskanäle kann durch eine Strukturierung des Teams reduziert werden.

Delegieren ist ein Mittel mit dem die Anzahl der Kanäle reduziert werden soll. Allerdings können durch Filtrierung oder Interpretation Informationen anders als intendiert verstanden werden.

Kommunikationsmethoden:
 
  • Push Communication: Der Sender beginnt die Kommunikation ohne Absicherung, dass der Empfänger die Information erhält oder versteht (Bericht, Email, Brief).
  • Pull Communication: Informationen werden an eine große Empfängergruppe verteilt. Jedoch entscheiden die Empfänger, ob sie Davon Gebrauch machen (Inter-/Intranet, Bibliotheken, Archive).  
  • Interactive Communication: Sender und Empfänger sind in der Kommunikationssituation tatsächlich anwesend (Besprechungen, Telefonate, Telefon- und Videokonferenzen)

Es gibt jedoch noch weitere Dimensionen, die bei der Kommunikationsplanung Berücksichtigung finden sollten:

  • Asynchrone und synchrone Kommunikation
  • Formelle und informelle Kommunikation
  • Vertikale und horizontale Kommunikation
  • Verbale und nonverbale Kommunikation
  • Schriftliche und mündliche Kommunikation

Aufstellung einer Stakeholder Engagement Assessment Matrix:

Stakeholder    in Unkenntnis Ablehnend    Neutral    Unterstützend     Führend
Person 1 A       G
Person 2   A   G  
Person 3       A=G  
Person 4     A G  

A: Aktuelles Engagement G: Gewünschtes Engagement



 

 

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